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会议接待工作

点击次数:更新时间:2011-12-15 21:12:52【打印】【关闭】

  一、 会前准备
      1、确定会议是否必要。能否通过其他方式使会议准备解决的问题更有效地获得解决?
      2、确定会议的目的。试图达成什么样的结果?会议准备做出什么样的决定?准备取得什么的行动方案
      3、准备议事日程。列出与会议目的有关的项目。依重要程度进行项目排序。把有关项目归并为一组
         限定每个项目的商议时间。
      4、收集所有与会议所议项目有关的信息。如果太长、太多,将其要点摘录出来。
      5、会前将会议议事日程和整理好的文件在与会人中间传阅。
      6、根据要讨论的问题限定与会人员。
      7、在正式开会之际,查看一下是否有新的信息。如果有,需简要告诉大家。

      二、会议期间服务
    
      三、会后工作
      1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应准确。会议中所形成的决策要突出承担行动
         的责任人姓名、时间及标准。表明下次会议的日期和时间。
      2、根据会议,对执行进行监督和检查。


会议接待流程23条
 会前工作:
1、与会议主办者洽谈。
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、邀请会议主办者实地考察会议举办场所。
4、与会议主办者确认会议接待方案。
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。(含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、
   翻译、通讯及文秘服务。)

 会中工作:
9、机场、码头、车站:专人、专车分批分时段按要求接站。
10、会议酒店现场:会议秘书分发会议资料,来客接待
11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
12、会议秘书在会议接待(报到)处协助会务组确认和分发房间,确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分
    发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。
14、提前确认会议代表(客户)的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费的方式。
15、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、娱安排事宜(日程安排、房餐车导游等
    安排)。
16、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
17、确认特殊客人(含领导、少数民族代表、VIP、残障代表及家属等)的安排及接待工作。
18、协调会议期间的交通工具的安排。
19、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。

会后工作:
20、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。
21、会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
22、与会议主办者的费用结算工作。
23、欢送代表工作。

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